TVのCM「勘定奉行にお任せあれ！」でおなじみの、「㈱オービック」の「マイナンバーセミナー」に参加し、情報収集してきました。
給与事務や経理事務を行っていくなかで、現在各企業様がご利用されているシステムがマイナンバー制度にどう対応されていくのか、非常に関心をもっていました。

今回のセミナーは、従業員に対しマイナンバーが10月には通知され、年末調整事務から実際の実務で取り扱っていかなければならないために、もう準備を始めておかなければ間に合わない時期にきているのではないかと思っています。そういった状況のなかで、ひとつの解決策を示してくれました。

ポイントは、通常の給与人事事務とマイナンバーの収集保管等事務の関係です。

従業員や取引先かマイナンバーを「収集」し、「保管」管理し、「廃棄」をするかということについては、法令上の規定があり、個人情報に結びつくものであるために、厳格な管理が求められています。もし、企業で保管しているマイナンバーが漏えいしてしまったら、企業が受けるダメージは計り知れません。

そこで昨日のセミナーで説明があった「マイナンバー対応チェック項目」を掲載します

取得に当たってのチェック項目
・　どのように取得するのか？　（ 口 システム  口  対面もしくは郵送 ）
・　どこで取得するのか　　　　　（ 口 本部  口 拠点 ）
・　取得担当者は ？　　　　　　　（ 口 本部の人事担当者  口 各責任者  ）
・　誰でも、いつでも同じ手順で収集し、本人確認できる　（ 口 同じ手順でできる ）
・　個人番号の取得状況を簡単に確認できる　　　　　　（ 口 簡単に確認できる 口 残せる ）
・　個人番号の取得、本人確認の履歴を残せる　　　　 （ 口 残せる ）
・　従業員が個人番号を入力して収集できる仕組みがある　（ 口 収集できる仕組みがある）
・　非正規社員からの個人番号収集をしやすい仕組みがある
                                                                                           （ 口 収集しやすい仕組みがある）
・　個人番号と本人確認書類を収集できる仕組みがある　　（ 口 収集できる仕組みがある ）
・　番号取得時の書類等は点在 しない　　　　　　　　　　　　　（ 口 点在しない ）

保管に当たってのチェック項目
・　個人番号をどこに保管するのか？             （ 口 保管場所〔　　　　　　　　　　　〕 ）
・  どのように保管するのか？
          　　　　　（ ロ システム等のデー タベー  ス  口 Excel等のファイル  口 書類  口 その他）
・  セキュリティの高い状態で個人番号を保管できる　（ 口 保管できる ）
・  個人番号は関係者以外、見ることができない　　 （ 口 できない ）
・  個人番号の保管記録を残せる　　　（ 口 残せる ）
・  維がいつ、誰の番号を照会 したのか検索できる 　（ 口 検索できる ）

利用･提供・廃棄に当たってのチェック項目
・ システムから帳票を出力する場合、個人番号出力に対応するのか
　（口 対応予定  口 未対応 口 一部未対応（                           ）  口 不明）
・ 手作業で作成している帳票があるのか⇒ある易合、対応をどうするのか？
　　　　（ 口 ない  口 ある 口 引き続き手作業で作成  口 システムからの出力を検討 ）
・ 社会保障と税の関連する帳票しか利用できない仕組みがある　（ 口 仕組みがある ）
・ 同じ帳票でも利用目的に応じて個人番号記載の有無を変更できる　  （ 口 変更できる ）
・ 特定の担当者しか個人番号を取り扱えない　（ 口 取り及えない ）
・ 個人番号の利用状況を記録に残せる　（ 口 残せる ）
・ 保管の必要が無くなった個人番号（退職者 ・扶養から外れた家族）がわかる
（ 口 わかる ）
・ 個人番号の廃棄記録を残せる 　（ 口 残せる ）
・ 個人番号が記載されている書類の保管は、廃棄を前提 とした仕組みである
　（ 口 廃棄を前提としている ）

安全管理についてのチェック項目
・ 組線体制や社内ルールが整備されているのか？ （ 口 整備されている ）
・ 個人番号を取り扱うシステムに対してアクセス制御できる　（ 口 アクセス制御できる ）
・ 個人番号を取り扱うシステムに対するアクセス者の識別と認証ができる　（ 口 識別と認証ができる ）
・ 暗号化等の方法により、デー タの機密性を確保している　（ ロ 確保している ）

 マイナンバーへの準備の状況はいかがでしょうか？